Olís leggur mikið upp úr því að meðhöndla persónuupplýsingar þínar af öryggi og fagmennsku. Persónuverndarstefna Olís tekur mið af lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga auk þess sem gildi félagsins eru höfð til hliðsjónar en þau eru: Framsækni, fagmennska og traust. Hér á eftir er gerð grein fyrir því hvaða persónuupplýsingum Olís safnar um viðskiptavini sína, í hvaða tilgangi, hvernig þeim er safnað og hvernig varðveislu þeirra er háttað. Þessi stefna tekur einnig til vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við starfsemi ÓB og Rekstrarlands.
Hvað er vinnsla persónuupplýsinga?
Hugtakið persónuupplýsingar er notað um upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.
Hugtakið vinnsla er notað um aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki, svo sem söfnun, skráning, flokkun, kerfisbinding, varðveisla, aðlögun eða breyting, heimt, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu, dreifing eða aðrar aðferðir til að gera upplýsingarnar tiltækar, samtenging eða samkeyrsla, aðgangstakmörkun, eyðing eða eyðilegging.
Hvaða persónuupplýsingum er safnað?
Olís kann að safna eftirfarandi persónuupplýsingum um þig eftir því sem við á:
- Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang
- Kreditkortanúmer, debetkortanúmer, reikningsupplýsingar og aðrar fjárhagsupplýsingar
- Viðskiptasaga þín hjá Olís
- Samskipti þín við starfsmenn Olís
- Greiðslu- og reikningsviðskiptaupplýsingar
- Upplýsingar sem safnast við notkun á vefsíðum Olís
- Bílnúmer
- Upplýsingar um stéttarfélagsaðild
- Heilsufarsupplýsingar (í afmörkuðum tilvikum, þ.e. í tengslum við kaup á vörum frá Rekstrarlandi)
- Hvað, hvar og hvenær einstaklingar versla með ÓB-lykli
- Upptökur úr öryggismyndavélum á þjónustustöðum Olís, nánar má sjá hér
- Upplýsingar úr opinberum skrám, frá korta- og greiðslumiðlunarþjónustum og frá fjárhagsupplýsingastofum.
Hvers vegna er persónuupplýsingum safnað og hver er lagagrundvöllur vinnslunnar?
Við söfnum persónuupplýsingum til þess að veita þér betri þjónustu og auðvelda samskipti og viðskipti þín við Olís. Þegar sótt er um Olís lykil/kort og/eða stofnað til reikningsviðskipta er þörf á grunnupplýsingum eins og nafni, símanúmeri, kennitölu, heimilisfangi, bílnúmeri og netfangi. Söfnun viðskiptasögu þinnar gerir okkur kleift að senda þér viðskiptayfirlit og veita þér betri yfirsýn yfir viðskipti þín við Olís. Vinnsla framangreindra persónuupplýsinga er nauðsynleg til að efna viðskiptasamning milli þín og Olís.
Við söfnum persónuupplýsingum í markaðslegum tilgangi, þ.e. til að senda þér tilkynningar og markaðsefni með tölvupósti eða SMS skilaboðum. Vinnsla þessi byggir á lögmætum hagsmunum okkar til að veita upplýsingar um vörur okkar og þjónustu, nema þegar lög mæla fyrir um að vinnslan skuli byggð á samþykki frá þér.Þú getur afþakkað að fá slíkar tilkynningar og markaðsefni hvenær sem er.
Í vissum tilvikum getur þú veitt upplýsingar um stéttarfélagsaðild þína þegar sótt er um ÓB-lykil. Í þeim tilvikum samþykkir þú vinnslu þessara upplýsinga nýtt þér tiltekin réttindi, þ.e. afsláttarkjör, sem kunna að fylgja stéttarfélagsaðildinni.
Við söfnum persónuupplýsingum þegar við svörum fyrirspurnum frá þér eða öðrum samskiptum sem þú kannt að eiga við okkur. Vinnsla þessara persónuupplýsinga byggir á samþykki þínu fyrir slíkum samskiptum.
Við söfnum persónuupplýsingum um notkun þína á vefsíðum Olís, en vinnsla þessi byggist á lögmætum hagsmunum okkar til að bæta vefsíður Olís og upplifun þína af þeim.
Við söfnum tilteknum fjárhagsupplýsingum og upplýsingum um lánshæfi viðskiptavina okkar í tengslum við stofnun og innheimtu viðskiptareikninga. Slík vinnsla er nauðsynleg á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar vegna reksturs félagsins.
Við söfnum upplýsingum um hvað, hvar og hvenær viðskiptavinir okkar versla með lykli/korti í tengslum við viðskiptagreind. Við höfum lögmæta hagsmuni af því að greina kauphegðun viðskiptavina okkar fyrir þjónustu- og vöruþróun og til að bæta starfsemi okkar.
Við söfnum myndefni úr eftirlitsmyndavélum á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar í þágu öryggis og eignavörslu.
Eftirfarandi á aðeins við um Rekstrarland:
- Ef við á, söfnum við upplýsingum um kaup þín á vörum frá Rekstrarlandi til þess að miðla þeim til Sjúkratrygginga Íslands, en upplýsingar um slík kaup kunna að gefa vísbendingar um heilsufar þitt. Vinnsla þessara persónuupplýsinga í slíkum tilvikum er nauðsynleg til að þú getir nýtt þér réttindi sem þú hefur samkvæmt löggjöf um almannatryggingar og félagslega vernd.
Hvar er persónuupplýsingum safnað?
Við söfnum upplýsingum sem þú lætur okkur fá
- Þegar þú pantar/sækir vörur og þjónustu hjá okkur
- Þegar þú hefur samband við okkur t.d. í gegnum síma eða tölvupóst
- Þegar þú notar vefsíðu okkar
- Þegar þú sækir um lykil/kort eða stofnar viðskiptareikning
Við söfnum upplýsingum þegar þú notar þjónustu okkar
- Þegar þú notar viðskiptakort eða lykil á þjónustustöðum okkar.
- Við notum kökur (e. Cookies) á vefsíðum okkar.
Við fáum einnig upplýsingar frá þriðju aðilum, s.s.
- Þjóðskrá og öðrum opinberum skrám
- Korta- og greiðslumiðlunarþjónustum
- Fjárhagsupplýsingastofum (CreditInfo)
Hafa aðrir aðgang að persónuupplýsingum?
Við kunnum að deila persónuupplýsingum með eftirfarandi þriðju aðilum eftir því sem við á að teknu tilliti til tilgangs og eðli vinnslunnar:
- Yfirvöldum, s.s. löggæsluyfirvöldum
- Sjúkratryggingum Íslands (aðeins í tengslum við kaup á vörum hjá Rekstrarlandi)
- Fjárhagsupplýsingastofum og fjármálastofnunum
- Innheimtufyrirtækjum
- Þjónustuaðilum okkar, t.d. auglýsingastofum og hugbúnaðarfyrirtækjum
- Lögfræðingum, endurskoðendum og öðrum sérfræðingum.
Í tengslum við ofangreinda miðlun til þriðju aðila er engum persónuupplýsingum miðlað út fyrir EES-svæðið, nema þegar stuðst er við hugbúnaðinn MailChimp til að senda tilkynningar og markaðsefni til viðskiptavina sem eru á póstlista Olís. Viðtakandi persónuupplýsinganna er í slíkum tilvikum The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp sem staðsett er í Bandaríkjunum og fylgir EU-U.S. Privacy Shield regluverkinu.
Ef viðtakandi persónuupplýsinga telst vera vinnsluaðili er þess gætt að vinnslusamningar séu gerðir við viðkomandi vinnsluaðila til að tryggja rétta meðferð og öryggi persónuupplýsinga nema lög kveði á um annað.
Bent skal á að ef Olís sameinast öðru félagi eða nýir eigendur kaupa félagið er hugsanlegt að persónuupplýsingar um viðskiptavini Olís flytjist til nýs félags.
Hversu lengi varveitum við persónuupplýsingarnar?
Við varðveitum persónuupplýsingarnar eins lengi og nauðsynlegt er miðað við tilganginn með vinnslu þeirra, en þó almennt eigi lengur en 5 ár frá lokun viðskiptasambands]. Þrátt fyrir framangreint getur í sumum tilvikum þurft að varðveita persónuupplýsingar lengur ef lög kveða á um, svo sem ef um er að ræða bókhaldsgögn. Að þeim tíma liðnum er persónuupplýsingum eytt og/eða þær gerðar ópersónugreinanlegar.
Undanskilið frá framangreindu eru persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun, þ.e. úr eftirlitsmyndavélakerfi á þjónustustöðum okkar. Myndefni þetta er ekki varðveitt lengur en 90 daga nema lög heimili eða það sé nauðsynlegt til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja.
Hver er þinn réttur?
Þú átt rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að þeim persónuupplýsingum um þig sem Olís hefur með höndum. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki þínu hvenær sem er. Þú átt einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um þig eða andmæla slíkri vinnslu. Þú átt einnig rétt á að flytja eigin gögn sem þú lætur okkur í té til annars ábyrgðaraðila, sé vinnslan rafræn og byggist á samþykki þínu eða samningi sem þú ert aðili að. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett ákveðnar takmarkanir í gildandi lögum og reglum, svo sem hvað varðar eyðingu eða aðgang að afritum persónuupplýsinga þinna. Við munum upplýsa þig um slíkar takmarkanir og ástæður þeirra ef við á.
Ábendingum vegna persónuverndarstefnu Olís eða meðhöndlunar okkar á persónuupplýsingunum þínum má koma á framfæri með tölupósti á póstfangið við personuvernd@olis.is eða í síma 515-1000. Einnig hefur þú rétt til að beina kvörtun til Persónuverndar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Við hvern hefur þú samband ef þú vilt nálgast þínar upplýsingar?
Ef þú vilt nálgast upplýsingar sem Olís hefur um þig getur þú haft samband í síma 515-1000, personuvernd@olis.is eða með að fylla út form á vefsíðu Olís: https://www.olis.is/um-olis/personuverndarstefna/minar-personuupplysingar.
Breytingar
- Við áskiljum okkur rétt til að gera breytingar á persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. Við munum tilkynna þér um allar efnislegar breytingar sem verða á persónuverndarstefnu þessari. Nýjasta útgáfa stefnunnar er birt á vefsíðu Olís hverju sinni.
Persónuverndarstefna þessi er sett 14/8/2018